Was KI je Kopf wirklich kostet

Zwei Rechnungen, die nicht vergleichbar aussehen

Ein Angebot über „18 € je Nutzer und Monat" und eines über „Verbrauch plus Betriebspauschale" lassen sich nicht nebeneinanderlegen. Genau deshalb werden sie es selten, und genau deshalb fällt die Entscheidung oft nach der Zahl, die kleiner aussieht.

Vergleichbar werden sie über drei Zahlen. Sie stehen in Ihren Systemen und lassen sich in einer Stunde zusammentragen.

Die drei Zahlen

Wie viele Menschen sollen tatsächlich arbeiten damit? Nicht wie viele Zugänge, sondern wie viele den Vorgang haben, um den es geht. Der Unterschied ist regelmäßig der Faktor drei.

Wie oft kommt der Vorgang vor? Je Person und Woche. Auch diese Zahl steht meist schon irgendwo: Ticketzahlen, Belegzahlen, Postfachvolumen.

Wie viel Text steckt in einem Vorgang? Grob: eine Seite, fünf Seiten, fünfzig Seiten. Davon hängen die Modellkosten linear ab, und das ist der einzige Posten, der mit der Nutzung wächst.

Mit diesen drei Zahlen lässt sich beides rechnen. Ohne sie ist jeder Vergleich eine Vermutung.

Warum die Lizenz je Kopf meist verliert

Nicht, weil sie teuer ist. Weil sie unabhängig von der Nutzung anfällt.

Die Marktanalysen nennen für bezahlte Zugänge eine wöchentliche Nutzung von zwanzig bis dreißig Prozent. Bei vierhundert Lizenzen heißt das: Sie zahlen für rund dreihundert Zugänge, die niemand öffnet. Der Preis je tatsächlich benutztem Zugang ist damit das Drei- bis Fünffache des ausgewiesenen.

Dazu kommt ein Effekt, den man im ersten Jahr nicht sieht: Ein Modell mit Lizenz je Kopf setzt einen Anreiz gegen den Rollout. Wer die Zahl der Lizenzen begrenzt, begrenzt die Zahl der Menschen, die Erfahrung mit dem System sammeln, und genau daran hängen rund siebzig Prozent des Erfolgs.

Wie eine verbrauchsabhängige Rechnung aussieht

Drei Posten, und zwei davon sind fest.

Die Einrichtung. Einmalig, vor dem Betrieb beziffert. Sie umfasst Aufbereitung des Bestands, Anbindung der Systeme, Rollen, Schulung. Der größte Teil davon ist nicht Software, sondern Arbeit an Ihren Daten und Vorgängen.

Der Betrieb. Monatlich, fest. Bereitschaft, Sicherheitsaktualisierungen, Beobachtung, Kapazität. Diese Zahl hängt an der Umgebung, nicht an der Nutzung.

Der Verbrauch. Monatlich, nach tatsächlichen Anfragen. Eine Retrieval-Anfrage mit einem mittelgroßen Modell liegt im Bereich weniger Zehntelcent; ein agentischer Lauf mit mehreren Werkzeugaufrufen im Bereich weniger Cent. Bei tausend Läufen am Tag summiert sich das zu einer Zahl, die man kennt, und die man deckeln kann.

Der Deckel ist der Punkt

Verbrauchsabhängig ohne Grenze ist kein Angebot, sondern ein Risiko. Der Einkauf hat recht, wenn er darauf besteht.

Der Deckel steht je Kostenstelle und Monat und gilt hart: Ist er erreicht, werden weitere Läufe abgelehnt, mit einer Meldung und nicht mit einem Fehler. Er ist keine Warnschwelle und keine Empfehlung.

Das hat einen Nebeneffekt, den Häuser meist erst nach zwei Monaten schätzen: Die Kosten sind verursachungsgerecht zugeordnet. Wenn der Einkauf dreimal so viel verbraucht wie der Service, steht das in der Auswertung, und die Diskussion darüber, ob sich das lohnt, führt der Einkauf mit seinen eigenen Zahlen.

Die Nebenkosten, die in keinem Angebot stehen

Vier Posten, die unabhängig vom Preismodell anfallen und die den Vergleich oft mehr verschieben als die Lizenzgebühr.

Aufbereitung des Bestands. Wenn niemand sagen kann, welche Fassung eines Dokuments gilt, kostet das Ordnung schaffen mehr als die Software. Dieser Posten ist der häufigste Grund, warum ein Vorhaben länger dauert als geplant.

Anbindung der Systeme. Ein System mit dokumentierter Schnittstelle ist in Tagen angebunden. Ein Altsystem ohne Schnittstelle in Wochen. Die Auskunft dazu bekommen Sie vor dem Angebot und nicht im Projekt.

Schulung. Nicht eine Vorstellung, sondern Arbeit am eigenen Vorgang. Das kostet Zeit der Fachbereiche, und diese Zeit ist der Posten, den man am schlechtesten kürzen kann, ohne das Ergebnis zu verlieren.

Mitbestimmung und Datenschutz. Betriebsvereinbarung, Auftragsverarbeitung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Absehbar, nicht in zwei Tagen erledigt, und deutlich teurer, wenn es nach dem Rollout kommt.

Eine Rechnung, die man selbst nachvollziehen kann

Nehmen Sie den einen Vorgang, mit dem Sie anfangen wollen. Zählen Sie, wie oft er im Monat vorkommt. Messen Sie an fünf echten Fällen, wie lange er heute dauert. Multiplizieren Sie beides mit dem internen Stundensatz.

Diese Zahl ist die obere Grenze dessen, was sich einsparen lässt, und nicht das, was eingespart wird. Realistisch ist ein Anteil davon, und welcher, zeigt der Pilot an echten Daten.

Wenn diese Zahl kleiner ist als Einrichtung plus zwölf Monate Betrieb, lohnt sich der Vorgang nicht. Dann sagen wir das, und wir nennen den Vorgang, der stattdessen in Frage kommt.